Экономия на реальности

Бизнесмен Константин Меркулов,  хозяин небольшой компании, специализирующейся на разработке и производстве всевозможных этикеток и обложек для CD-дисков, оказался перед выбором. Портфель заказов компании рос сногсшибательными темпами, команда Меркулова не успевала справляться, ему пришлось нанимать все новых и новых дизайнеров и расширять офис. В конце концов Меркулов подсчитал, что расходы на зарплаты и аренду съедают около 80% тех доходов, которые приносят новые заказчики. Встал вопрос: не проще ли плюнуть на амбиции и увеличение оборотов?

Было найдено другое решение: Меркулов построил себе виртуальный офис, а дизайнеров нанял... в Австралии, причем они оказались в полтора раза дешевле московских. Австралийцы трудились удаленно, не покидая своего далекого континента, зарплату получали на банковские карты, а вместо прежних гигантских помещений в бывшем НИИ на Дмитровском шоссе компании хватило стильно отделанного двухкомнатного офиса близ Смоленской площади. Здесь владелец фирмы принимал клиентов и проводил деловые встречи.

«Нарисованная» контора

Виртуальный офис — это веб-ресурс, позволяющий взаимодействовать географически разобщенным сотрудникам компании. Технически такие офисы опираются на локальные корпоративные компьютерные сети, но при этом имеют выход «в открытый космос» — на сети общего пользования.

Главная функция виртуального офиса — такая же как у обычной электронной почты: обмен информацией. Но в отличие от е-mail, виртофис обеспечивает еще несколько принципиально важных возможностей.

Во-первых, работник даже на расстоянии имеет доступ к базе данных и архиву документов своей компании.

Во-вторых, здесь обычно предусматривается возможность проведения виртуальных совещаний сотрудников, находящихся на удалении. Причем они могут вестись как в режиме чата, так и в голосовом и визуальном контакте, благо, оснастить работников веб-камерами и программой «Скайп» ныне не проблема.

В-третьих, виртофис может иметь отдельные «комнаты для совещания» руководства с кем-то из работников.

Наконец, в-четвертых, виртуальный офис может иметь более сложную систему прохождения документации, если система делопроизводства компании подразумевает формализованные статусы тех или иных материалов, многоуровневую  cистему доступа к ним и т.п.

В чем выгода

Эксперты полагают, что «средневзвешенная» экономия на виртуальном офисе выглядит примерно так: расходы на его сотрудников на 20–30% меньше, чем расходы на выполняющих такую же работу сотрудников в реальном офисе.

Это — прямая выгода. А есть еще и косвенная, которая заключается в повышении производительности труда.

Согласно исследованиям английской компании ReNet, консультирующей в вопросах телеработы, специалист, приносящий предприятию $100 прибыли в час, увеличил бы доход фирмы еще на $10 тыс. в год, если бы мог работать дома те два часа, которые он тратит, например, на общественный транспорт или на пробки на дорогах.

Впрочем, дело не только в пробках. Как показывают социологические исследования, многие предпочитают работу на «удаленке» потому, что им просто психологически комфортнее работать дома: в собственном ритме, когда хочется и в какой угодно обстановке. 

«Я всегда предпочитал работать в удаленном режиме, — говорит Игорь Ашманов, гендиректор компании «Ашманов и партнеры». — Еще в конце 80-х, когда мы разрабатывали программу проверки правописания «Орфо», работали удаленно. Это не только экономия средств, но и свобода для людей. Они могут работать, когда у них, к примеру, прилив сил. Хорошая идея не обязательно должна родиться у человека в официальные рабочие часы. Это позволяет работать практически в круглосуточном режиме и быстро реагировать на проблемы. Сегодня у нас в компании половина сотрудников работают в офисе, а вторая половина — там, где им удобно. Это эффективно и к тому же дешевле».

Офис виртуальный, экономия реальная

Экономия является одним из главных мотивов при создании виртуального офиса.

Работодатели, делающие ставку на «удаленку», считают, что она позволяет существенно экономить на аренде помещений, оборудовании и т.п., особенно если вы только начинаете свое дело и еще не развернулись. Даже в провинциальных городах цены на аренду офисов достаточно высоки, так что содержание офиса может съесть всю получаемую прибыль. Создание же виртуального офиса обойдется намного  дешевле. Можно сэкономить на оформлении офиса, его охране, вам не страшен визит в контору участковых, пожарных, санинспекторов и других проверяющих: такие «гости» в «реале» обходятся дорого.

Еще один плюс в том, что в виртуальный офис вы вполне можете завербовать специалистов высокого уровня, которые проживают в других городах. Высокая квалификация плюс периферийный уровень зарплаты — мечта бизнесмена.

«Моя фирма в основном специализируется на розничной торговле и общественном питании, — говорит Александр Володин, гендиректор компании «Афина Паллада». — Казалось бы, как в таком бизнесе использовать принцип виртофиса? Это возможно. Прежде всего это касается бухгалтерского звена. Грамотный бухгалтер может обслуживать не один, а несколько отдаленных друг от друга объектов. Да и работа хорошего специалиста не требует его постоянного присутствия в офисе по пять дней в неделю».

Возможные осложнения

При всей привлекательности ведения бизнеса через виртофис есть и трудности, которые подстерегают его владельца. Простейший пример: сотрудник вдруг начинает выпивать, или увлечен любовным романом, или просто разленился. В классическом офисе это станет скоро заметно. Можно уволить такого человека, сделать ему выговор, наказать рублем, просто душевно поговорить и предупредить.

В случае с виртуальным офисом все намного сложнее. Есть шанс упустить момент окончательного падения сотрудника. Ну не выполнил он объем работы за день-два, по электронной почте же нельзя понять, что у него язык заплетается и глаза красные. А потом вдруг оказывается, что проект завален,  работник вне зоны доступа, а все ранее сделанные наработки находятся на компьютере, до которого не дотянуться.

Проблемой в ведении бизнеса через виртофис может стать и менталитет клиентов и партнеров. Разумеется, если вы открыли виртуальный магазин, то проблем нет. Клиент звонит, получает грамотную консультацию, заказывает товар, приобретает его, и все — работа выполнена. Но если у вас переговоры с серьезными партнерами? Если они хотят приехать к вам для переговоров или просто посмотреть на вас, чтобы понять, стоит ли иметь с вами дело? Приглашать их домой или назначать встречу в кафе? Есть и еще один вариант — многие фирмы, которые предлагают услуги виртофиса, за отдельную плату предоставляют переговорные комнаты или конференц-залы. Но будьте готовы, что не всех ваших потенциальных партнеров, заказчиков или подрядчиков это устроит. Зачастую о бизнесмене судят не по одежке, а именно по офису.

Нас прослушивают?

Еще один принципиальный момент — безопасность информации. Поскольку весь обмен рабочими материалами идет через Интернет, то вопрос конфиденциальности стоит весьма остро.

«На этом экономить нельзя ни в коем случае, — полагает Володин. — Конечно, без риска здесь не обойтись. Это как при езде на машине — в любой момент есть шанс попасть в аварию. Но если ехать осторожно и соблюдать правила, то вероятность этого значительно снижается».

Кроме вирусов, которые могут повредить или уничтожить ценную информацию на компьютере, возможны и атаки хакеров, случайно или намеренно направленные на вашу фирму. Конечно, и из этого положения есть выход, к примеру, использование технологии VPN  (Virtual Private Network — виртуальная частная сеть).

«С помощью VPN можно организовать удаленный защищенный доступ через открытые каналы Интернета к корпоративным серверам баз данных, — поясняет Денис Трушин, системный администратор. — Физическая сущность этой технологии заключается в способности защитить трафик любых информационных интранет- и экстранет-систем, аудиовидеоконференций, систем электронной коммерции и т.п. Удаленный пользователь посылает вызов в точку присутствия местного провайдера услуг Интернета, затем вызов шифруется, проходит через Интернет и соединяется с корпоративным сервером. Таким образом, формируется «туннель» между двумя точками Интернета, который непрозрачен для всех остальных пользователей, включая провайдера».

Но, предупреждают специалисты, абсолютной защитой от опасности никакую технологию считать нельзя. На протяжении истории человечества сперва изобретались новые средства нападения и только потом — защита от них. Так же и в виртуальном мире. То, что сегодня полностью обеспечивает вашу безопасность, завтра может стать уязвимым.

Впрочем, некоторые эксперты все же полагают, что проблемы безопасности часто преувеличиваются. «Для виртофисов многих бизнесов хватает обычной защиты почты, встроенной в почтовые клиенты и серверы, — констатирует Ашманов. — Если же найдутся те, кто настолько интересуется компанией и кто может перехватывать защищенный интернет-трафик, то они перехватят вообще что угодно. А в целом, по статистике, внешние угрозы составляют всего 10% от всех информационных угроз компании».

Полеты во сне и наяву

Так что сопоставить плюсы и минусы виртофиса каждому придется самостоятельно. Виртуальный офис в первую очередь крайне необходим тем, кто только начинает свой бизнес и не обладает достаточными ресурсами для создания и поддержания работы офиса реального. Есть также и ряд направлений, которым вообще нет смысла выходить за рамки виртуального офиса. Например, интернет-торговля.

Однако все же идеальным вариантом является компромиссный — небольшой реальный офис в качестве «ядра» компании плюс виртуальная «периферия». Даже серьезному бизнесмену достаточно иметь небольшой офис с несколькими сотрудниками, которые будут заниматься безопасностью, кадрами, контролем за «удаленными» работниками. Остальные могут спокойно работать дома.

Авторы: Ян Арт, Сергей Федоров

Журнал «Карьера», декабрь 2008 года